GUGUS KENDALI MUTU PELAYANANA KESEHATAN

GUGUS KENDALI MUTU PELAYANAN KESEHATAN
( QUALITY CONTROL CIRCLE )

Dasar Pemikiran yang melatar belakangi perlu adanya gugus kendali mutu dalam usaha kendali mutu ditempat kerja atau lini depan pelayanan adalah :
 Menyumbangkan perbaikan dan perkembangan kepada organisasi
 Mengahargai petugas sebagai manusia seutuhnya serta membangun suatu kenyamanan tempat kerja yang menyenangkan, penuh arti dan membahagiakan
 Membangkitkan atau memperlihatkan kemampuan petugas yang pada dasarnya sangat besar yang dapat dikembangkan dalam meningkatkan mutu kinerja organisasi.
Gugus kendali mutu ( Quality Control Circle ) adalah “ sekelompok kecil petugas yang secara sukarela melakukan kegiatan-kegiatan pengendalian mutu didalam tempat kerjanya sendiri. Anggota kelompok ini berpartisipasi sepenuhnya secara terus menerus dalam program kendali mutu, mengembangkan diri, belajar dan mengajar bersama, dengan teknik-teknik kendali mutu. ( O.C. Circle Headquaters, JUSE ).
Gugus kendali mutu merupakan mekanisme formal fungsional yang dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah ( problem solving ) terhadap persoalan-persoalan yang menonjol yang ada ditempat kerjanya, dengan memberikan penekanan pada kreativitas dan partisipasi petugas. Dengan mengikuti kegiatan-kegiatan gugus kendali mutu, anggota gugus memperoleh pengalaman bersama dalam berkomunikasi dengan koleganya, bekerja bersama untuk memecahkan persoalan-persoalan dan membagi temuan-temuan mereka tidak hanya diantara mereka bahkan dengan gugus yang lain diorganisasi.
A. Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu
Adanya gugus kendali mutu disuatu organisasi kesehatan, terutama rumah sakit, Puskesmas atau perusahaan kesehatan, akan banyak membantu direktur atau pimpinan puncak dalam mengendalikan mutu pelayanan kesehatan secara keseluruhan, terutama ditempat kerja pelayanan medis bersama metode-metode kendali control yang lain. Hal tersebut diketahui dari maksud dan tujuan gugus kendali mutu, yaitu :
 Memyumbangkan perbaikan mutu, efisiensi, efektifitas, produktifitas organisasi dan penghematan pembiayaan serta pencagahan pemborosan.
 Meningkatkan kemampuan kepemimpinan dan manajemen para manajer dan pengawas ( supervisor ) dan mendorong perbaikan terus menerus dengan cara pengembangan diri.
 Menciptakan suatu lingkungan kerja yang lebih sadar mutu, memberikan kepuasan kerja, paham tentang persoalan-persoalan kerja yang terjadi dan berupaya memperbaikinya sekaligus meningkatkan mutu produk dan pelayanan.
 Berfungsi sebagai kekuatan inti pengendalian mutu di organisasi. Karena apabila seluruh petugas pada lapis ini bekerja secara efektif dan bermutu akan meningkatkan penampilan kerja organisasi secara keseluruhan.
B. Ide Dasar Perlunya Gugus Kendali Mutu
1. Gugus kendali mutu menyumbang terhadap perbaikan dan pengembangan organisasi pelayanan kesehatan
Gugus kendali mutu sebagai salah satu unsure dalam upaya perbaikan mutu paripurna pelayanan kesehatan menjadi kekuatan inti kendali mutu yang penting, bersama upaya-upaya kendali mutu yang lain. Beberapa fungsi yang harus bersama-sama dilaksanakan pada tingkat pelaksana pelayanan atau tempat kerja sesuai standar dan prosedur, pelatihan dan bimbingan untuk menjamin pelaksanaan sesuai standar dan prosedur, pemecahan masalah, pengendalian yang mantap, perbaikan pada tempat kerja yang diperlukan dan bantuan timbale balik para supervisor.
2. Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dan menciptakan suasana lingkungan kerja yang nyaman dan membahagiakan
Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dalam tingkat gugus kendali mutu mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :
a. Petugas kesehatan tidak diperlakukan sebagai mesin pelayan kesehatan, tetapi orang yang sedang melakukan pekerjaan yang sangat berarti, dimana mereka mengerjakannya dengan seluruh potensinya, kemampuan profesionalnya dengan penuh kebahagiaan.
b. Petugas kesehatan dibolehkan membuat kebijaksanaan operasional dan mengeluarkan kreatifitasnya dikala sedang melaksanakan tugasnya, secara bertanggung jawab.
c. Petugas kesehatan dapat mengembangkan kemampuan dan keterampilan serta diberi peluang memanfaatkan kepandaiannya.
d. Petugas kesehatan bekerja sebagai tim kerja yang kompak dan harmonis dilandasi kebersamaan dan persaudaraan dalam tempat kerjanya.
e. Masing-masing petugas kesehatan saling mendidik dan melatih untuk meningkatkan mutu masing-masing dalam menyelesaikan persoalan-persoalan ditempat kerja mereka.
f. Adanya peluang pengakuan yang pantas bagi masing-masing petugas kesehatan, atasan, teman sejawat, bawahan ditempat kerja atau diluarnya.
3. Membangkitkan dan menumbuhkan kemampuan petugas
Rangkaian kegiatan-kegiatan Gugus kendali mutu memperlihatkan potensi pengetahuan dan keterampilan teknis professional mereka yang sebelumnya tak terlihat, didukung oleh piranti-piranti statistic ilmiah, para supervisor atau fasilitator mengeluarkan kemampuan mereka untuk membimbing, meningkatkan semangat dan mendorong kemauan teman sejawatnya, mengkoordinasikan dan menyelesaikan persoalan bersama. Disini diperlukan praktek-praktek kepemimpinan yang baik, saling belajar dan mengajar serta menhargai pendapat orang lain.

C. Sasaran Gugus Kendali Mutu
Ide-ide dasar yang telah dikemukakan dapat dirinci menjadi sasaran-sasaran yang lebih operasional, antara lain :
1. Membangun tempat kerja yang kuat
Tempat kerja bagi petugas kesehatan adalah tempat pengabdiannya sehari-hari dimana mereka mencurahkan segala ilmu dan keterampilan untuk menghasilkan pelayanan yang memuaskan baik bagi dirinya, pasien maupun yang lain.
2. Membangun kondisi yang terkendali
Tempat kerja yang terkendali perlu dibangun, yaitu tempat kerja yang mematuhi standar-standar yang telah ditetapkan, mengambil langkah-langkah koreksi terhadap penyimpangan dan pencegahan-pencegahan terhadap adanya penyimpangan dengan meniadakan persoalan-persoalan, dan bila perlu menyesuaikan standar-standar yang diperlukan.
3. Meningkatkan semangat kerja petugas
Semangat kerjaberkaitan dengan lingkungan dan hubungan antar manusia, dan perasaan memiliki serta tanggung jawab terhadap suksesnya pelayanan kesehatan.
4. Hubungan manusiawi ( human relation )
Hubungan manusiawi ditempat kerja, membuat petugas pelayanan kesehatan akan merasa bahagia dan puas ditempat kerjanya, adanya hubungan yang harmonis antara atasan, bawahan dan teman sejawat.
5. Perbaikan atau peningkatan mutu di ( level ) tempat kerja
Para petugas pelayanan kesehatan pada umumnya adalah berpendidikan tinggi atau menengah dan cukup berpengalaman sehingga pemberian kesempatan pada mereka untuk berinovasi dan berkreasi dalam upaya perbaikan pelayanan kesehatan adalah bermanfaat, meskipun kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan tetap harus dijaga.

6. Kegiatan sukarela
Kesukarelaan dalam berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan gugus, seharusnya benar-benar timbul dari diri masing-masing anggota gugus tanpa pengarahan, permintaan, anjuran atau paksaan dari orang lain baik pimpinan atau teman sejawat. Petugas kesehatan benar-benar sadar akan kesukarelaan itu.
7. Berpikir benar dan menggunakan kerja sama serta komunikasi
Suatu tempat kerja seharusnya menjadi tempat dimana seseorang dapat menggunakan pikiran dan kebijakannya, agar petugas mau berpikir pelu dikondisikan antara lain :
• Diberi kesempatan dan motivasi untuk berpikir dan diberi kesempatan untuk menggunakan kebijakannya.
• Diajarkan teknologi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.
• Didorong untuk membantu menyelesaikan persoalan ditempat kerjanya.
• Didorong untuk dapat mengeluarkan kemampuannya yang terpendam dan dapat menikmati hasil pikirannya sendiri.
• Membiasakan dapat bekerja sama dan berkomunikasi dengan baik dengan teman sekerja dalam menyelesaikan persoalan atau pekerjaan.
8. Memperluas wawasan berpikir
Agar diperoleh tambahan ilmu, keterampilan dan wawasan berpikir, kegiatan-kegiatan gugus perlu dikomunikasikan, diinformasikan dan edukasi ( KIE ) kepada gugus kendali mutu di organisasi-organisasi pelayanan kesehatan yang lain. Jadi tidak terbatas kegiatan-kegiatan didalam tempat kerja sendiri.
9. Pengahasilan yang lebih baik dan kepuasan kerja
Dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu yang senantiasa meningkatkan mutu pelayanan kesehatan diharapkan akan memberikan kepuasan pada konsumen yang pada akhirnya akan menjadi pelanggan yang baik dan menambah pemasukan pada organisasi.
10. Menjaga mutu ( quality assurance ) dan meningkatkan produktifitas
Kegiatan menjaga mutu merupakan kunci pengendalian mutu. Para manajer,dalam proses pruduksi atau peleyanan harus senantiasa menjaga mutunya, supaya memenuhi kepuasan kebutuhan pelanggan.
11. Para petugas medis akan lebih mencurahkan waktu dan pikiran untuk pekerjaan yang tepat
Adanya kegiatan semua petugas pelayananan kesehatan dalam gugus kendali mutu dalam memecahkan persoalan dan upaya peningkatan, secara bersama,tugas tenaga medis yang lain dapat lebih meluangkan waktunya untuk menangani pelayanan medis yang lebih spesialistik dan lebih tepat.
D. Prinsip-prinsip Kegiatan Gugus Kendali Mutu
Prinsip-prinsip yang seharusnya dipedomani dalam pelaksanaan gugus kendali mutu yang menjadi cirri khas adalah sebagai berikut:
1. Gugus Kendali Mutu merupakan kegiatan kelompok,bukan individu. Diikuti secara sukarela, bukan karena paksaan.
2. Kegiatan gugus kendali mutu dilaksanakan pada saat sedang bekerja, bukan kegiatan yang dilaksanakan di luar kerja.
3. Masalah yang dibahas adalah persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan yang nyata.
4. Terkendali, artinya jangan sampai menyelesaikan atau membahas persoalan yang sama dan terulang terjadi
5. Perbaikan kerja, dengan adanya kemampuan menyelesaikan persoalan selanjutnya mampu memperbaiki cara kerja dan hasil kerja.
6. Kegiatan gugus kendali mutu banyak melibatkan petugas pelaksana, bukan hanya pengawas atau superfisor maupun kepala.
7. Partisipasi aktif semua pihak, bukan hanya untuk orang-orang tertentu yang vocal, pintar, ahli, namun semua petugas kesehatan yang terlibat secara sukarela.
8. Diskusi bebas, terbuka dan terus terang bagi semua anggota dalam menyelesaikan persolan bersama, berkedudukan sama dan adil.
9. Diperlukan teknik-teknik memecahkan persoalan, teknologi dan metode statistic yang diperlukan dalam pekerjaan untuk perbaikan-perbaikan.
10. Berpikir, inovatif, berkreatif dan menggunakan kebijakan dalam melaksanakan pekerjaan yang bukan rutinitas.
11. Para manajemen puncak, menengah dan supervisor serta petugas pelaksana, saling menghargai, berpartisipasi, memberi dukungan,bimbingan dan pelatihan, saling membantu, membantu kepribadian dan kepercayaan.
12. Keja sama antara Gugus Kendali Mutu, di dalam organisasi dan di luar organisasi, pertukaran pengalaman dan saling membantu, dan mengembangkan persaingan yang bersahabat dan bermanfaat.
E. Pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu
Oleh Quality Circle Headquaters, JUSE disampaikan sepuluh pokok kegiatan atau atas dasar yang memberikan saran bagaimana memperkenalkan, menggiatkan dan menjalankan Gugus Kendali Mutu di tempat kerja.
1. Pengembangan diri
Untuk kegiatan pengembangan diri perlu didukung dengan:
• Motifasi-motifasi.
• Penyediaan alat belajar mengajar seperti buku-buku referensi, slides, AVA dan sebagainya.
• Praktek bersama dan pelatihan-pelatihan.
• Memberi pengetahuan tentang teknik kendali mutu, teknologi dan metode kerja, hubungan manusiawi,psikolog dan sebagainya.
• Pertemuan-pertemuan diskusi.
2. Sukarela
Sukarela disini bukan sesuatu yang diarahkan apalagi dipaksakan, namun juga bukan sukarela yang merusak tatanan karena sukarela dengan kemauan sendiri. Dengan kata lain para anggota gugus sadar bahwa dalam Gugus kendali mutu, inisiatif dan kesukarelaan dihormati dalam upaya memajukan dan memperbaiki mutu kerja dan hasil kerja dalam kerangka tugas dan fungsinya dalam organisasi.
3. Kegiatan kelompok
Secara ideal kegiatan kelompok seperti Gugus kendali mutu mempunyai empat cirri, yaitu :
• Kerja sama erat diantara anggota kelompok, dan melakukan kegiatan kelompok atas inisiatif sendiri
• Adanya interaksi yang memadai dan saling mempengaruhi diantara anggota kelompok
• Para anggota kelompok saling mengenal dengan baik, dan dapat berbicara secara terbuka tanpa khawatir akan kedudukannya
• Para anggota dapat berkumpul membahas persoalan dan sasaran bersama
Sikap yang ideal diperlukan adalah :
• Penghormatan atas setiap individu, para anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam kelompok
• Menghormati inisiatif dan kebebasan masing-masing anggota
• Informasi terbuka untuk semuanya agar dapat diperoleh manfaat bersama
Supaya efektif anggota kelompok cukup 8 – 10, lebih dari 10 sulit untuk mengurusnya. Kelompok terorganisir dalam pekerjaan yang sejenis. Agar kelompok giat ada 3 kunci yaitu :
• Sasaran atau persoalan yang dipilh dipahami oleh semua anggota
• Semua anggota kelompok merasa diperlukan untuk menyelesaikan persoalan dan memberikan kontribusi perbaikan
• Manajemen gugus disepakati bersama.
Pola dalam gugus kendali mutu adalah berasal dari satu tempat kerja dan anggota-anggota dari dalam tempat kerja sama, dan lebih bersifat tetap.
4. Partisipasi setiap orang
Upaya membuat agar anggota berpartisipasi, yaitu :
• Pilihan persoalan ( tema )
• Pertemuan yang bersahabat dan menyenangkan
• Pendidikan dan latihan
• Supervisor dan pemimpin yang bersemangat
5. Penerapan teknik kendali mutu
Perlu diingat bahwa mempelajari teknik kendali mutu bukanlah hanya untuk latihan berhitung atau latihan statistika saja. Tehnik tersebut adalah alat untuk dapat menentukan persoalan, sebab akibat dan besar permasalahan serta kecenderungan berdasar fakta atau data-data yang sesungguhnya. Contoh-contoh teknik kendali mutu dan lain-lain yang dipelajari adalah :
• Teknik mengumpulkan data dan analisis data, metode, median, variasi, bentuk distribusi
• Manajemen supervise
• Alat statistic kendali mutu : teknik pengumpulan dan analisis data, lembar periksa ( check sheet ), histogram, diagram pareto, diagram sebab akibat, stratifikasi, grafik dan bagan pengendalian, diagram tebar.
6. Kegiatan-kegitan Gugus Kendali mutu di tempat kerja
Tugas dan peranan supervisor agar Gugus Kendali Mutu mantap ditempat kerja :
• Menerangkan kedudukan dan pentingnya gugus bagi organisasi
• Merumuskan kegiatan gugus
• Menilai tingkat kemampuan anggota, bila perlu melatihnya dan memberi peran serta motivasi partisipasi anggota
• Amati proses dan hasil kegiatan gugus
• Atas usul-usul perbaikan yang baik beri penghargaan, pujian pada yang bersangkutan ( bukan hadiah uang / barang )
• Anggota didorang untuk menyelenggrakan rapat atau pertemuan ditempat kerja bahas persoalan dan presentasi, dan ingatkan bahwa kegiatan gugus juga mencakup standar pelaksanaan kerja sehari-hari.
• Janganlah kegiatan gugus diharapkan menjadi beban justru untuk membantu menyelesaikan persoalan pekerjaan dan akhirnya meringankan beban
• Janganlah kegiatan gugus menjadi sekedar rutinitas berupa pertemuan, kmprensi dan sebgainya namun juga dengan tambahan-tambahan pengetahuan dan keterampilan dengan pelatihan-pelatihan supaya mereka lebih efektif.
Tugas dan peran manajemen puncak, menengah dan staff
• Manajemen puncak memberikan komitmen tentang perbaikan mutu secara menyeluruh dan memberikan dukungan dalam arti luas, dalam rangka memajukan mutu paripurna dalam organisasinya.
• Manajemen menengah harus mendorong dan mendukung kegiatan gugus agar berinisiatif dan sukarela, dan jangan memberikan kesan bahwa kegiatan gugus merupakan “ kehendak dan diarahkan “ oleh manajemen atas.
• Para staf ahli memberikan bantuan konsultatif.
Pelaksanaan kegiatan gugus kendali mutu :
• Rapat gugus kendali mutu merupakan titik pusat semua kegiatan
• Jadwal waktu rapat sesuai bagi semua anggota
• Tema rapat ( persoalan yang dibahas ) :
 Sesuai dengan kebijakan organisasi
 Persoalan yang menjadi perhatian ditempat kerja dan mampu diatasi bersama serta memberi arti basar bagi organisasi
 Suatu persoalan yang sekiranya dapat diselesaikan 3 – 6 bulan.
• Kepada anggota diberi kesempatan, presentasi dimulai yang sederhana dan dibiasakan, sesuai peran masing-masing sehari-hari, suasana rapat yang segar, cukup disiplin, bila perlu jangan segan berikan pujian yang tidak berlebihan.
• Suatu persoalan diselesaikan tidak hanya dengan teori saja tapi juga dipraktekkan langsung ditempat kerja dan dipastikan tidak terulang lagi.
• Biasakan para petugas baca buku teori dan dipraktekkan.
7. Meningkatkan dan melestarikan Gugus Kendali Mutu
Kunci agar Gugus Kendali Mutu bertahan aktif lama adalah komitmen kuat serta kerja sama yang erat semua unsure. Pimpinan manajemen, supervisor, staf dan anggota gugus.
Dibidang pelayanan kesehatan pelatihan teknis fungsional dan metode statistic yang diperlukan untuk tenaga medis dan paramedic dalam kedudukannya sebagai pengawas ditempat kerjanya, yang berkaitan dengan tugas dan fungsi serta kegiatan-kegiatannya. Berkaitan dengan pelatihan tesebut perlu dikelompokkan yaitu :
a. Pelatihan bagi pemimpin, dengan sasaran :
• Meningkatkan kemampuannya agar mampu membuat anggotanya berpartisipasi dan bekerja sama secara total
• Memperbaiki kemampuan masing-masing
b. Pelatihan bagi anggota gugus, dengan sasaran :
• Membuat mereka sadar mutu
• Membuat mereka mematuhi standar-standar dan prosedur kerja
• Membuat mereka sadar pentingnya memberikan pelayanan yang prima atau tidak memberikan pelayanan yang tidak semestinya.
8. Pengembangan bersama
Pengembangan bersama ini dapat melalui :
• Pertemuan kelompok-kelompok gugus dalam organisasi yang sama
• Konfrensi gugus kendali mutu tahunan antar supervisor
• Pertukaran pengalaman
• Studi banding atau saling berkunjung
• Melalui majalah Gugus Kendali Mutu
9. Kreativitas
Didalam kegiatan gugus kendali mutu dimaksudkan antara lain untuk menggali partsipasi, inovasi dan kreativitas, potensi dan kepandaian para anggota untuk perbaikan-perbaikan yang diinginkan, dengan syarat-syarat :
a. Masing-masing anggota mendapatkan perhatian, kesenangan dan kebanggaan dalam bekerja
b. Antusias, bersemangat
c. Menyadari bahwa dalam bekerja senantiasa perlu meningkatkan diri dan mengadakan perbaikan-perbaikan
d. Optimisme, tak takut gagal dan berjiwa pelopor
10. Sadar mutu, sadar permasalahan dan sadar perbaikan atau peningkatyan mutu.
Pada dasarnya semua pihak dalam organisasi pelayanan kesehatan, dari pucuk pimpinan sampai para petugas pelayanan langsung diharapkan sadar mutu persoalan dan perbaikan-perbaikan dalam pelayanan kesehatan. Gugus kendali mutu senantiasa diharapkan menjadi inti dan penggerak perbaikan mutu pelayanan kesehatan.
F. Pengorganisasian Gugus Kendali Mutu
Banyak model pengorganisasian GKM yang dapat menjadi model diantaranya adalah : untuk rumah sakit / Puskesmas dapat mengacu pada struktur organisasi formal yang ada, dapat dibawah kewenangan komite medik atau wakil direktur dan pejabat yang ditugasi dan bertanggung jawab untuk peningkatan mutu pelayanan medis.
Gambar bagan :

Fungsi Pokok :
Panitia GKM Rumah Sakit :
• Membuat kebijaksanaan GKM Rumah Sakit
• Mempromosikan panitia pelaksana
• Membuat rencana kegiatan secara keseluruhan ( instruksi, diklat )
Panitia promosi / panitia penyelenggara :
• Mempromosikan ketua kelompok dan pelajari masalah
• Program penyajian 2 x / tahun
Pertemuan pejabat / pengarah / coordinator
• Mempromosikan kelompok pertemuan dan mempelajari masalah
• Bekerja sama dengan pimpinan kelompok
Pelatih :
• Memprogram pengembangan dan pelatihan GKM
Penasehat ( fasilitator ) :
• Membantu promosi program
• Membantu penyelesaian kasus sulit
• Membantu penyusunan fasilitator
• Hubungan komunikasi antar bagian
• Koordinator
• Fasilitator
Pemimpin / Ketua gugus : berfungsi dalam kelancarangugus ditempat kerjanya.
Panitia penyelenggara / panitia promosi, tugas pokok adalah :
• Menetapkan kebijakan GKM di organisasi
• Menyetujui program GKM
• Membuat pedoman-pedoman GKM
• Menyelenggarakan diklat
• Mengatur penghargaan terhadap keberhasilan GKM
• Menampung hasil-hasil GKM
Fungsi-fungsinya antara lain :
• Menghadiri pertemuan gugus
• Memahami dasar-dasar dan teknik GKM
• Menerima konsultasi, memberi saran pemecahan masalah
• Mempromosikan pengembangan GKM ketingakt yang lebih tinggi ( menengah / puncak )
• Mempromosikan manfaat dan keuntungan gugus.
Panitia Pengarah / steering comitee/ coordinator/ panitia operasi
Unsur-unsur :
• Manajemer rumah sakit
• Manajer Quality control
• Dokter
• Manajer personalia
• Pengawas
• Fasilitator
• Salah satu ketua / GKM
Tugas pokoknya :
• Mengawasi dan mengendalikan program GKM untuk menjamin apakah GKM telah diterapkan dengan benar
• Mempromosikan kegiatan GKM
Fungsinya :
1. Mencatat dan melaporkan kemajuan program GKM secara umum kepada manajer atas.
2. Secara khusus mencatat penghematan-penghematan yang dapat dilakukan :
a. Penghematan biaya operasional
b. Biaya mutu
3. Anggota panitia steering comitee harus menghadiri setiap penyajian ( presentasi ) oleh GKM
4. Mengundang pejabat manajemen atas untuk menghadiri pada presentase GKM.
5. Tiap minggu sekali mengadakan pertemuan dengan panitia operasi dari bagian / bidang lain untuk membicarakan hal-hal yang saling berhubungan atau memerlukan kerja sama seperti :
a. Pendidikan latihan
b. Publikasi
c. Pedoman-pedoman
d. Laporan gugus
e. Analysis biaya
f. Upaya perbaikan-perbaikan yang perlu dukungan sesame gugus
g. Lain-lain yang berhubungan
6. Menjaga GKM agar tetap efektif dan memnuhi sasaran
7. Menjamin agar organisasi / manajemen atas tetap mendukung kegiatan GKM dan membantu menyelesaikan masalah.
8. Menjaga hubungan komunikasi manajemen dengan petugas kesehatan yang sesungguhnya merupakan pekerja yang berhadapan dengan pasien.
9. Mengkoordinasikan para fasilitator.

Pemimpin gugus
Pemimpin / Ketua GKM dipilih secara sukarela oleh anggota gugus, bertanggung jawab atas kelancaran jalannya GKM ditempat kerjanya.
Tugas Pokok :
 Menjalankan kegiatan GKM dengan lancer ditempat kerjanya
 Menyadarkan pentingnya mutu dan kepuasan pasien ditempat kerja anggota GKM
 Menjalin hubungan erat antara manajer atas, panitia operasi, fasilitator, foreman ( mandor / pengawas ) dan anggota GKM.
Fungsi :
 Pemimpin gugus hendaknya gembira dan bersemangat membangkitkan semangat anggota
 Mengadakan pertemuan gugus seminggu sekali
 Mencatat kegiatan gugus
 Menciptakan suasana yang menyenangkan dalam ke lingkungan GKM
 Menjaga keharmonisan dan koordinasi dalam gugus serta memelihara sikap yang baik diantara sesame anggota GKM
 Mengikuti diklat kepemimpinan atau teknis
 Mencari bantuan dan nasihat yang diperlukan
 Menjaga pertemmuan agar tetap pada maksud dan tujuannya
 Memberi penuugasan, memulai dan mengakhiri pertemuan- pertemuan tepat waktu (seperlunya, tidak bertele-tele).
 Mencari anggota barru yang diperlukan dan sukarelanya
 Mengadakan kunjungan studi banding ke GKM organisasi yang lain.
 Mengajarkan ilmunya kepada anggota yang lain dan masyarakat atau lingkung yang memerlukan.

Kegiatan :
1. Selalu memunculkan ide baru menyangkut persoalan ditempat kerja, bila diantara anggota kehabisan ide, dapat minta bantuan fasilitator, manajemen yang lebih atas
2. Mengatur pembicaraan/diskusi dengan baik,, bila ada anggota yang sangat dominan, segera beri kesempatan yang lain dengan tegas. Dengan cara antara lain apa yang menjadi isu anggota yang dominant tersebut, bias menjadi soal yang dapat dijawab anggota lain ataau fasilitator yang mengingtkan tata tertib diskusi.
3. Ketua kelompok harus memperhatikan dan berupaya agar setiap orang mengeluarkan ide-idenya. Karena mungkin dipimpin orag kaya ide tapi pendiam, tak mampu mengeluarkaan ide atau pendapatnya. Padahal ide tersebut bias jadi cemerlang dan bermanfaat.
Sebelum pertemuan adalah dianjurkan ketua gugus sebentar mengingatkan kemali mengenai tata tertib dan ide pokok tentang perlunya GKM antara lain :
a. Setiap orang hendaknya berpartisipasi aktif.
b. Kritikan dilakukan terhadap ide, bukan orangnya.
c. Setiap orang saling belajar dan mengajar.
d. Setiap anggota bebas mengeluarkan pendapatnya dan harus dihargai ide tersebut.
e. Setiap anggota harus pandai mendengar orang lain bicara, tidak hanya pandai bicara, apalagi memaksakan idenya.
f. Pada dasarnya hasil hasil pertemuan kelompok/tim bukan individu.
g. Muulai dan akhiri tepat waktu.
Agar GKM dapat bekerja lebih efisien, ketua gugus perlu melaksanakan hal-hal sebagai berikut (pedoman kerja GKM) :
 Membuat rencana kegiatan GKM, termasuk renacana-rencana pertemuan, dalam agenda khusus.
 Membuat catatan-catatan / notulen, dokumnentasi pertemuan.
 Bekerjalah secara sungguh-sungguh, meyakinkan dan percaya diri, karena menguasai persoalan.
 Undanglah tamu atau pemimpin dari manajer atas, steering comitee atau penasehat, consultan lainnya.
 Bicarakan jangan menyimpang dari persoalan pokok.
 Perlu kritikan-kritikan membangun ditujukan pada anggota seluruh GKM termasuk diuji sendiri sebagai bagian dari kelompok untuk kebaikan bersama.
 Gunakanlah alat belajar mengajar yang memadai.
 Dalm memimpin pertemuan benar-benar tepat waktu, jaga keseimbangan diantara anggota.
 Dengarkan dan perhatikan sungguh-sungguh, ide-ide, pendapat,saran, pesan yang muncul dari pertemuan tersebut dan selesaikan bersama dengan senang hati.
Anggota GKM :
Anggota GKM adalah penggerak utama kegiatan gugus. Dengan munculnya ide-ide dan pendapat langsung ditempat tugas pelayanan. Merekalah yang tahu lebih pasti apa yang menjadi persoalan mutu ditempat kerjanya dan bagaimana menyelesaikan sesuai dengan profesinya.
Tugas Pokok dari anggota GKM, adalah :
 Mensukseskan program perbaikan mutu secara sukrela ditempat tugasnya melalui partisipasi aktif dalam upaya memecahkan persoalan yang timbul sewaktu bekerja.
 Menyesuaikan mutu pekerjaan dengan kepuasan pelanggan ( pasien ).
Fungsi anggota gugus pada umumnya :
 Selalu menghadiri pertemuan, acara kegiatan gugus secara aktif
 Belajar dan mengajar teknik statistic mutu yang diperlukan serta mencukupi profesi yang diperlukan dalam tugasnya
 Mengeluarkan ide, pendapat, saran yang positif untuk perbaikan mutu maupun memecahkan masalah yang ada.
 Menyelesaikan pekerjaan dan kerja sama dalam tugas
 Mencari anggota baru sukarela dan mempromosikan GKM.
Peranan Fasilitator
Fasilitator atau coordinator adalah orang-orang yang menguasai gerakan gugus kendali mutu serta professional, filsafat, ide pokok, tujuan, sasaran serta kegiatan operasional dalam program dan kegiatan secara nyata agar berjalan ditempat kerja GKM.
Fasilitator perlu menguasai berkaitan dengan tugasnya :
1. Program GKM
a. Mengetahui sejarah, filsafat, ide pokok, maksud, sadar GKM
b. Perilaku organisasi, individu, kelompok / dinamika kelompok
c. Komunikasi
d. Hubungan manusiawi ( human relations )
e. Motivasi
f. Manajmen umum, termasuk didalamnya penyusunan perencanaan, tujuan, sasaran
g. Pengorganisasian, peran panitia, tim, staf, pimpinan, uraian tugasnya.
h. Kepemimpinan
i. Teknik pelatihan
j. Teknik statistic mutu
2. Pengetahuan tentang pekerjaan dilingkup tugasnya
a. Pengetahuan tentang visi dan misi rumah sakit / Puskesmas
b. Pengetahuan secukupnya tentang garis besar tugas pokok dan fungsi dari tempat kerja GKM ( karena yang tahu persisi detail pekerjaan adalah anggota GKM itu sendiri ).
c. Manajemen perusahaan, keuangan, akuntasi, jasa produksi, pembelian penjualan.
d. Control Quality
e. Proses pekerjaan yang berkaitan dengan GKM.
Tugas pokok fasilitator :
 Memberikan dukungan kepada GKM
 Membantu meningkatkan dan menjaga perkembangan GKM
 Membantu perjanjian GKM pada manajemen yang lebih atas
 Membuat rencana tindak lanjut ( plan of action ) berikutnya
 Pelatihan
Tugas Fasilitator :
 Fasilitator adalah juga sebagai anggota steering comitee
 Memberikan pelayanan kepada GKM sekaligus sebagai coordinator program GKM dan penghubung GKM
 Manajemen memimpin dan pelatihan anggota GKM, serta menyediakan kebutuhan diklat AVA, ATK dan sebagainya
 Menyimpan dokumentasi gugus
 Menyiapkan undangan-undangan, penyajian-penyajian
 Mengahadiri pertemuan gugus
 Bekerja setiap hari ditempat kerja
 Mencari ide-ide baru yang bermanfaat baik untuk perbaikan maupun semangat kerja
 Membaca bahan-bahan dari luar, majalah gugus, informasi-informasi, ilmu baru dan mempublikasikan bahan-bahan yang tersedia di GKM
 Menghadiri konferensi atau konvensi dan juga mengundang penceramah dari luar ( mengorganisasi pertemuan informal )
 Membuat rencana tindak lanjut ( POA ) yang akan datang sebagai hasil penyajian GKM proyek yang sudah selesai.
Beberapa masalah yang mungkin timbul berkaitan dengan tugas fasilitator
a. Masalah kepemimpinan gugus
b. Masalah wewenang dan tanggung jawab
c. Orientasi tugas perbaikan mutu atau pertumbuhan
d. Masalah administrasi organisasi
e. Kebosanan dan menurunnya semangat GKM
Peran manajer menengah
Manajer menengah ( kepala bagian, Kepala UPF ) mempunyai peran besar dalam suksesnya GKM ditempat kerjanya. Partisipasi mereka adalah dalam panitia operasi dan panitia promosi. Namun untuk memperoleh dukungan mereka adalah suatu hal yang tidak mudah, karena :
 Kurangnya pengertian tentang konsep dan teknik GKM
 Merasa bahwa GKM adalah pemborosan waktu dan tak ada waktu untuk kegiatan itu
 Merasa terancam kehilangan wewenang
 Merasa tak ada gunanya untuk dirinya
 GKM terlambat dikenalkan kepada mereka
 Merasa manajemen akan kehilangan kendali terhadap petugas, karena diambil alih GKM.
Untuk mengatasi hal tersebut, peran fasilitator bersama manajemen atas diperlukan dalam meyakinkan mereka. Fungsi manajemen menengah dalam GKM :
 Mendukung dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan program GKM dalam tempat-tempat kerja yang menjadi sub koordinatornya
 Mempromosikan dan membentuk GKM baru serta membantu perkembanganya
 Dapat bertindak sebagai sub coordinator
Manajemen Atas
Komitmen manajemen atas bagi GKM adalah kunci utama. Demikian manajemen atas memutuskan bahwa GKM diperlukan di organisasi yang menjadi tanggung jawabnya, maka fungsinya adalah :
Menetapkan kebijakan program GKM
 Membuat pedoman-pedoman
 Dalam keadaan secara fungsional adalah sebagai panitia pelaksana.
Tugasnya :
 Menerima laporan kemajuan program GKM secara berkala ( rapat semester tahunan )
 Menghadiri undangan presentasi GKM tentang penyelesaian program dan proyek yang telah diselesaikan dengan baik
 Memberi dukungan yang diperlukan untuk kegiatan GKM
 Memberikan petunjuk-petunjuk yang biasanya perlu
Manajer atau Pemimpin program GKM
Jabatan ini menghubungkan panitia pelaksana dengan panitia operasi dan menyusun program GKM diseluruh organisasi untuk keragaman. Fungsinya :
 Membantu kebijaksanaan organisasi kesehatan, rumah sakit atau puskesmas dalam menetapakn GKM
 Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM terus menerus
 Mempromosikan GKM pada manajer menengah
 Membantu fasilitator atau coordinator dalam menyelesaikan masalah
 Menghadiri pertemuan-pertemuan panitia operasi
 Memikirkan ide baru untuk pengembangan program GKM
 Membantu mengantar konferensi, kemajuan atas program latihan dan menyiapkan bahan-bahan latihan
 Mencari informasi-informasi baru tentang GKM diorganisasi lain
 Mempublikasikan hasil-hasil program GKM
G. Evaluasi Perkembangan GKM
Kemajuan organisasi dengan adanya GKM dapat diketahui setelah dilakukan evaluasi perkembangan GKM, dengan mengukur adanya :
a. Perbaikan mutu pelayanan
b. Peningkatan peran serta dan kerja sama petunjuk dan komunikasi
c. Penurunan biaya
d. Pemborosan sumber daya berkurang
e. Efisiensi pemakaian bahan dan peralatan secara perawatan efisien
f. Peningkatan produktivitas
g. Kepuasan pelanggan
h. Berkurangnya absenteisme
i. Berkurangnya keluhan
j. Meningkatnya kepuasan kerja
Atau perbaikan mutu dilihat dari unsure-unsur QSDSM, yaitu :
a. Quality
b. Cost
c. Delivery
d. Safety
e. Morale
H. Program Pelatihan GKM
Program latihan GKM yang diperlukan adalah :
1. Pelatihan bagi pemimpin puncak ( 4 jam )
Topik utama tentang :
 Sejarah / ide poko
 Konsep TQM
 Tentang GKM
 Fungsi Manajer atas, menengah seperti penanggung jawab program ( steering control )
 Fungsi fasilitator, ketua gugus, anggota
 Teknik statistic mutu garis besar
 Diskusi
2. Pelatihan bagi Manajer Menengah ( 8 jam )
 Studi khusus program yang berkait
 Dinamika kelompok
 Partisipasi
3. Pelatihan bagi Fasilitator ( 3 hari )
Sama seperti pada pelatihan manajer atas, manajer menengah
4. Pelatihan bagi Ketua Gugus ( 8 jam )
 Introduksi
 Sumbang saran
 Dinamika kelompok
 Komunikasi
 Kepemimpinan
 Melatih orang dewasa
 TQM
 Pengumpulan dan analisa data
 Peralatan mutakhir GKM
 Bagaimana memulai dan mengembangkan GKM
 Teknik penyajian
 Studi kasus
 Stimulasi GKM
Tujuan gugus kendali mutu :
Ide pokok yang menjadi latar belakang tujuan kegiatan gugus kendali mutu yang diadakan sebagai bagian dari egiatan kendali mutu menyeluruh dari perusahaan atau organisasi adalah :
• Menyumbangkan pada perbaikan kualitas, produktifitas dan perkembangan pada perushaan atau organisasi
• Untuk mengurangi dan memecahkan masalah yang ada
• Pengembangan diri, kepemimpinan, dan menghargai karyawan
• Efisiensi sumber daya, reduksi biaya dan mencegah pemborosan
• Meningkatkan kerja sama dan peran serta karyawan
• Meningkatkan komunikasi dan interaksi antara karyawan dan pimpinan
• Mendapatkan kepuasan kerja serta mengurangi absenteisme dan keluhan
• Menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan, sehat, aman dan nyaman
• Menimbulkan kebersamaan dalam kerja tim ( team work )

Keanggotaan :
• Gugus kendali mutu terdiri lebih kurang delapan sampai sepuluh karyawan, dipimpin seorang ketua ; berasal dari satu bidang tugas atau pekerjaan
• Gugus juga mempunyai beberapa fasilitator dan coordinator yang berkaitan erat dengan gugus
Ruang lingkup tugas :
• Pada awalnya gugus didorong untuk memilih sendiri persoalan yang ingin diselesaikannya
• Persoalan yang dibahas tidak hanya mutu, tapi juga produktivitas, kerja, biaya, keselamatan kerja, lingkungan kerja, moral, lingkungan yang berpengaruh terhadap pekerjaan dan sebagainya
Manfaat program gugus kendali mutu :
• Adanya kesdaran kualitas dan antusiasme karyawan
• Semangat partisipasi dan kerja sama
• Intensifikasi kerja
• Kreativitas dan kemadirian
• Meningkatkan keinginan tahu dan bekerja tanpa perlu supervisi
• Dapat dipergunakan untuk perencanaan akan dating
• Introspeksi dan pengendalian diri
• Sebagai sarana untuk mendiskusikan metode kerja
• Untuk pendidikan dan latihan
Faktor yang mendukung keberhasilan program gugus kendali mutu :
• Perhatian, dan kesediaan pimpinan puncak ( komitmen ) dalam peningkatan kualitas
• Adanya pembinaan
• Partisipasi pimpinan dan karyawan
• Penghargaan terhadap produktivitas kerja
• Promosi dan publikasi
• Audit mutu
• Adanya program pendidikan latihan tentang mutu dan Gugus kendali mutu itu sendiri.
Faktor penyebab kegagalan program gugus kendali mutu :
• Dukungan pimpinan yang kecil
• Keterbatasan sumber daya
• Konsep GKM tidak dipahami dengan baik
• Tujuan program tidak dikomunikasikan dengan jelas
• Kurang informasi dan publikasi (promosi)
• Adanya anggapan Gugus kendali mutu tidak diperlukan
• Tidak ada peningkatan kualitas karyawan dengan program pendidikan dan latihan
Perbedaan GKM dan tim proyek kepentingan mutu :

Gambaran Gugus Kendali Mutu Tim Proyek
Misi Utama

Misi sekunder
Bidang Proyek
Ukuran Proyek

Keanggotaan
Dasar keanggotaan

Status hirarki anggota-anggota
Kelangsungan Meningkatkan hubungan manusiawi
Meningkatkan mutu
Dalam satu bagian
Salah satu dari yang banyak bermanfaat
Dari satu bagian
Sukarela

Khususnya tenaga karyawan
Gugus tetap ada, proyek demi proyek Untuk meningkatkan mutu

Meningkatkan partisipasi
Banyak bagian
Salah satu dari yang vital

Dari banyak bagian
Atas perintah

Khususnya manajer atau professional
Tim khusus, sementara, bubar setelah proyek selesai

I. Aplikasi GKM di Rumah Sakit
Kebijakan GKM
Kebijakan pimpinan atas organisasi, diperlukan sebagai acuan atau petunjuk utama arah kegiatan GKM. Perlu dibuat secara jelas dan cukup oleh manajemen atas, dapat mencakup :
1. Tujuan : meningkatkn mutu pelayanan yang sesuai dengan harapan pasien
2. sasaran :
• Mengembangkan mutu
• Mengurangi pemborosan
• Kepuasan kerja karayawan dan sebagainya
Kebijakan :
1. Keanggotaan sukarela, bias keluar, masuk kembali, bebas memberikan saran positif
2. gugus tidak mengurusi hal-hal sebgai berikut :
• Keluhan petugas
• Masalah penggajian / upah
• Masalah kesejahteraan
• Masalah kepegawaian
• Masalah akomodasi dan sebagainya
Langkah-langkah garis besar penerapan GKM diorganisasi pelayanan kesehatan, setelah Direktur menetapkan perlunya GKM :
• Menyebarluaskan informasi tentang GKM pada jajaran pimpinan, staf, tentang sejarah, filsafat, ide dasar, tujuan, sasaran, manfaat GKM..
• Membentuk steering comite ( panitia pengarah ) dilapiasan manajemen tingkat atas yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
• Memilih dan menetapkan fasilitas yang akan bertanggung jawab atas jalannya GKM dan melatihnya.
• Membentuk GKM-GKM ditempat tugas pelayanan langsung kepeda pasien dibangsal-bangsal, poliklinik, ruang perawatan, ruang operasi, ruang laboratorium, instalasi gizi dan sebagainya.
• GKM yang terbentuk dari beberapa anggota 6-10 dipilih ketua gugus dan masing-masing dilatih sesuai dengan tugas dan fungsinya.
• Setelah GKM terbentuk proses kegiatan dimulai
• Penyajian, presentasi pada manajemen atas dalam forum pertemuan, atau pagelaran.
• Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM.
Proses Kegiatan GKM
Kegiatan Gugus adalah kegiatan yang dikerjakan sehari-hari ditempat kerja yang dikerjakan oleh petugaas kesehatan. Dalam pelaksanaannya, mngkin timbul persoalan-persoalan yang sering terjadi, menonjol dan merugikan sehingga perlu diatasi atau diperbaiki untuk meningkatkan mutu pelayanan dan memberikan kepauasan kerja maupun pasien. Dalam upaya menyelesaikan masalah dan memperbaiki mutu pelayanan tersebut, GKM dibekali dengan alat-alat statistic kendali mutu, antara lain berkaitan :
• Metode pemecahan masalah
• Metode statistic
Banyak cara atau metode yang bias dipergunakan. Biasanya yang diperkenalkan oleh Departemen Kesehatan adalah 8 ( delapan ) langkah pemecahan masalah dan 7 ( tujuh ) alat statistik mutu yang secara rinci akan diterangkan dalam bab tersendiri. 8 ( delapan ) langkah pemecahan masalah tersebut urutannya adalah :
1. Identifikasi dan menetapkan prioritas masalah
2. Analisis sebab-sebab yang mengakibatkan masalah
3. Menentukan sebab yang paling dominant ( sebab ) utama
4. Menentukan rencana perbaikan ( solusi )
5. Melaksanakan kegiatan perbaikan
6. Memeriksa hasil perbaikan dan menilai ( check dan evaluation )
7. Mencegah terulangnya lagi masalahdengan standarisasi
8. Merencanakan penyelesaian masalah berikutnya, dan seterusnya proses berulang-ulang
Langkah-langkah dalam siklus PDCA – GKM, sebagai berikut :

J. Risalah Gugus Kendali Mutu
Langkah-langkah kegiatan gugus kendali mutu dapat dituangkan dalam suatu risalah yang menceritakan proses yang terjadi dalam setiap langkah setelah PDCA sebagaimana dijabarkan dalam 8 langkah pemecahan masalah. Sebagai contoh dapat dikemukakan sebagai berikut :

RISALAH GUGUS KENDALI MUTU ( TEMA )
Nama Instansi / Organisasi :
Nama Unit kerja / Bagian / UPF :
Nama Gugus :
PENDAHULUAN
1. Analisa Singkat Situasi Tempat Kerja
a. Organisasi
• Visi, misi organisasi
• Strukutur organisasi dan pejabat
• Susunan pengurus GKM
b. Uraian tugas dan fungsi
2. Ketentuan – Ketentuan
3. Kebijaksanaan umum
a. Definisi
b. Batasan-batasan
4. Rencana Kegiatan
• Langkah 1 : Idendifikasi masalah / menentukan masalah
 Anggota gugus bersama-sama menentukan masalah-masalah ditempat kerjanya, masing-masing mengeluarkan pendapat secara bebas dengan metode pemecahan masalah.
 Menetapkan prioritas masalah yangs selanjutnya menjadi tema.
• Langkah 2 : Analisis penyebab masalah
Setelah masalah prioritas diselesaikan ditetapkan, dianalisis sebab-sebab yang menyangkut atas masalah tersebut dengan metode pemecahan masalah / analisis sebab masalah.
• Langkah 3 :Mencari penyebab masalah yang menentukan ( penyebab utama )
Dicari penyebab-penyebab yang amat dominant yang berperan besar adanya masalah, dengan metode statistic dan lain-lain.
• Langkah 4 : Menyusun rencana perbaikan / perbaikan / perbaikan
 Berdasarkan adanya penyebab utama yang mengakibatkaan masalah, dibuat rencana perbaikan, sasaran dan targetnya, bila perlu engan alternative solusi pemecahan masalah ( alternative-alternatif perbaikan ). Rencana perbaikan tersebut dapat mengacu pada pola 5 W + 1 H.
 Persetujuan atasan. Setelah rencana perbaikan disusun, perlu dukungan manajemen atas, mungkin ada petunjuk-petunjuk yang berkaitan dengan rencana perbaikan dan dukungan bagi penyediaan sumber daya yang diperlukan dalam perbaikan yang direncanakan tersebut ( biaya ), konsultan, peralatan dan sebagainya.
• Langkah 5 : Melaksanakan kegiatan perbaikan / peningkatan
 Pelaksanaan kegiatan perbaikan memperhatikan pola piker seperti telah dikemukakan dalam langkah sebelumnya 5 W + 1 H
 Semua kegiatan yang dilaksanakan dicatat dan didokumnetasikan dengan cermat, untuk keperluan evaluasi yang akan dating
 Dalam proses pelaksanaan kegiatan selalu dimonitoring dari segala aspek untung rugi, efek samping, kemudahan, penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan, peralatan-peralatan yang diperlukan, waktu, pembiayaan, teknik-teknik metodologi, efisiensi, efektifitas, pedoman teknis yang diperlukan dan sebagainya.
 Hasil monitoring, catatan, dokumentasi-dokumentasi tersebut diperlukan supaya dapat dipakai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan perbaikan dan dapat sebagai bahan acuan bagi petugas lain yang akan mengerjakan pekerjaan yang sama, bahan-bahan standarisasi.
• Langkah 6 : Memeriksa ( Check ) dan menilai ( Evaluasi ) Hasil perbaikan
Data-data kegiatan perbaikan yang dilaksanakan pada langkah kelima atau dokumen-dokumen, diperiksa dan diteliti. Baik data-data pelaksanaan sewaktu proses perbaikan berjalan ataupun hasilnya dievaluasi, dianalisis apa keuntungannya dan kerugiannya, dan analisis SWOT, dan kemungkinan terjadinya akibat sampingan lainnya sehubungan dengan adanya peraikan tersebut.
• Langkah 7 : Standarisasi
 Tindakan-tindakan perbaikan yang dilaksanakan, yang telah dianggapmenyelesikan masalah, yang dikerjakan pada langkah kelima ditelaah sebaik-baiknya, disusun menjadi standar kegiatan untuk menyelesaikan masalah yang sama bila terjadi lagi.
 Standarisasi dapat pada proses atau persoalan perbaikan ( standar proses ) dan hasil produksi ( standar hasil ) maupun standarisasi sumber daya yang diperlukan maupun dukungan-dukungan lain yang diperlukan mungkin dari manajemen atas atau diluar GKM.
 Setelah standar disusun, perlu dikukuhkan oleh manajemen atas, setelah dipertahankan kebenarannya didepan pertemuan bersama pemimpin dalam suatu presentase yang dihadiri pimpinan dan yang terkait ( tenaga ahli atau profesionalisme )
 Pengakuan keberhasilan standar ( baru ) ini, merupakan kebanggaan tersendiri bagi GKM.
• Langkah 8 : Menetapkan rencana berikutnya
 Seringkali masalah yang satu berkaitan dengan masalah yang lain.
 Kalau tidak ada lagi masalah yang berkaitan dengan proses, GKM perlu identifikasi masalah lain yang mungkin ada ditempat kerjanya dan mulai lagi dengan data-data awal.

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: